1. Общие положения

Kavlosto Virudine (далее — «Компания», «мы») предоставляет услуги по подготовке и подаче налоговых деклараций для физических лиц и организаций на территории Казахстана. При работе с налоговой документацией мы получаем доступ к конфиденциальной финансовой информации наших клиентов.

Настоящая политика разработана с учетом требований Закона Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» от 21 мая 2013 года, а также профессиональных стандартов конфиденциальности в сфере налогового консультирования.

Используя наши услуги, вы подтверждаете своё согласие с условиями этой политики. Если какие-то положения вам непонятны — позвоните нам, и мы всё объясним человеческим языком.

2. Какие данные мы собираем

Для качественной подготовки налоговой отчетности нам нужна разная информация о вас. Вот что мы собираем и зачем это необходимо:

Мы собираем только те данные, которые действительно необходимы для выполнения нашей работы. Если вам кажется, что мы запрашиваем что-то лишнее — спросите, мы объясним, зачем это нужно.

3. Как мы получаем ваши данные

Напрямую от вас

Большинство информации вы предоставляете сами — при заполнении форм на сайте, отправке документов по электронной почте, во время личных встреч или телефонных консультаций. Мы всегда стараемся объяснить, какие документы нам нужны и почему.

Автоматически через сайт

Когда вы посещаете kavlosto.com, мы автоматически получаем техническую информацию: IP-адрес, тип браузера, время визита, страницы, которые вы просматривали. Это помогает нам понимать, как работает сайт, и делать его удобнее.

Из открытых источников

Иногда нам нужно проверить информацию в открытых государственных реестрах или базах данных — например, данные о регистрации юридического лица. Мы делаем это только когда необходимо для подготовки вашей декларации.

4. Как мы используем ваши данные

Вся собранная информация используется для конкретных целей. Вот основные направления:

• Подготовка и подача налоговых деклараций в Комитет государственных доходов РК
• Расчет налоговых обязательств и определение возможных налоговых вычетов
• Консультирование по вопросам налогообложения и финансового планирования
• Коммуникация с вами по поводу статуса вашей декларации и изменений в налоговом законодательстве
• Выполнение требований налогового законодательства и ответы на запросы государственных органов
• Улучшение качества наших услуг на основе анализа типичных ситуаций клиентов
• Защита законных интересов компании и клиентов при возникновении споров

5. Кому мы передаем данные

Работа с налоговой отчетностью иногда требует передачи данных другим организациям. Вот полный список случаев, когда это происходит:

Государственные органы

Комитет государственных доходов РК — главный получатель данных, ведь именно туда мы подаем ваши декларации. Это основная цель нашей работы, и без передачи данных в КГД мы просто не сможем выполнить услугу. Передача происходит через защищенные государственные информационные системы.

Техническая инфраструктура

Наш сайт работает на серверах надежного хостинг-провайдера с дата-центрами в Казахстане. Документы хранятся в зашифрованном облачном хранилище. Эти компании имеют доступ к данным только для обеспечения технической работы систем и подписали с нами соглашения о конфиденциальности.

Профессиональные партнеры

В сложных случаях мы можем привлекать узкоспециализированных консультантов — например, экспертов по международному налогообложению или оценщиков имущества. Это происходит только с вашего согласия, и партнеры получают минимум информации, необходимой для решения конкретной задачи.

Юридические требования

Если суд или правоохранительные органы направят официальный запрос, мы обязаны предоставить информацию в соответствии с законодательством РК. Но мы всегда проверяем законность таких запросов и передаем только данные, прямо указанные в постановлении.

6. Ваши права в отношении персональных данных

Законодательство РК дает вам конкретные права по управлению своими данными. Вот что вы можете делать и как это работает на практике:

Чтобы воспользоваться любым из этих прав, отправьте письмо на [email protected] с темой «Запрос о персональных данных». Укажите, что именно вы хотите сделать, и приложите копию документа, подтверждающего личность (можно с заретушированными данными, кроме ФИО и ИИН).

7. Как мы защищаем ваши данные

Учитывая чувствительность финансовой информации, мы применяем многоуровневую систему защиты:

Технические меры

• Шифрование данных при передаче (TLS 1.3) и хранении (AES-256)
• Защищенное облачное хранилище с регулярным резервным копированием
• Многофакторная аутентификация для доступа к клиентским данным
• Регулярные обновления безопасности программного обеспечения
• Автоматическое удаление временных файлов после обработки

Организационные меры

• Все сотрудники подписывают соглашение о неразглашении
• Доступ к данным клиентов имеют только специалисты, работающие над конкретным делом
• Регулярное обучение персонала вопросам информационной безопасности
• Политика чистого стола и запрет на вынос документов из офиса
• Видеонаблюдение в офисных помещениях и контроль доступа

Физическая безопасность

Наш офис на ул. Мира 284а в Петропавловске оборудован системой контроля доступа. Бумажные документы хранятся в запирающихся шкафах в помещении с ограниченным доступом. После окончания срока хранения документы уничтожаются с помощью шредера.

8. Сроки хранения данных

Мы не храним данные дольше, чем это необходимо для выполнения наших обязательств и соблюдения законодательства:

• Налоговые декларации и подтверждающие документы — 5 лет с момента подачи (требование НК РК)
• Бухгалтерские документы юридических лиц — 5 лет (требование закона о бухучете)
• Договоры на оказание услуг — 3 года после истечения срока действия
• Переписка по электронной почте — 2 года с момента последнего обращения
• Данные посещений сайта — 12 месяцев
• Резервные копии — 90 дней, затем автоматическое удаление

После истечения сроков хранения данные безвозвратно удаляются. Бумажные документы уничтожаются механически, электронные — с помощью безопасного удаления, исключающего возможность восстановления.

Если вы перестали пользоваться нашими услугами, но не запрашивали удаление данных — мы храним минимальную контактную информацию ещё 12 месяцев на случай, если вы вернётесь. По истечении этого срока неактивные данные автоматически удаляются.

9. Файлы cookie и технологии отслеживания

Наш сайт использует cookie — небольшие текстовые файлы, которые сохраняются на вашем устройстве. Вот какие типы мы используем:

Необходимые cookie

Эти файлы нужны для базовой работы сайта — например, чтобы запомнить, что вы вошли в личный кабинет. Без них сайт просто не будет нормально функционировать. Они не собирают информацию о вас и не передаются третьим лицам.

Аналитические cookie

Помогают понять, как посетители используют сайт — какие страницы просматривают, сколько времени проводят, откуда приходят. Мы используем собственную систему аналитики без передачи данных внешним сервисам. Эта информация анонимна и используется только для улучшения сайта.

Вы можете отключить cookie в настройках браузера, но некоторые функции сайта могут перестать работать. При первом посещении мы показываем уведомление о cookie и просим ваше согласие на использование аналитических файлов.

10. Изменения в политике конфиденциальности

Законодательство меняется, наши услуги развиваются — поэтому время от времени нам приходится обновлять эту политику. Когда вносим существенные изменения, мы:

• Публикуем новую версию на сайте с обновлённой датой вверху страницы
• Отправляем уведомление на email всем активным клиентам
• При необходимости запрашиваем ваше согласие на новые условия
• Сохраняем архив предыдущих версий для прозрачности

Рекомендуем периодически заглядывать на эту страницу, чтобы быть в курсе актуальных условий. Если продолжаете пользоваться нашими услугами после публикации изменений — это означает, что вы согласны с новой редакцией политики.

11. Международные переводы данных

Все данные наших клиентов хранятся и обрабатываются на территории Республики Казахстан. Серверы нашего хостинг-провайдера находятся в казахстанских дата-центрах.

Единственный случай, когда данные могут покидать территорию РК — если вы работаете с иностранными источниками дохода, и нам нужно взаимодействовать с налоговыми органами других стран в рамках международных соглашений об обмене налоговой информацией. Это происходит редко и только в строгом соответствии с международными договорами, ратифицированными Казахстаном.

Мы не используем облачные сервисы компаний из стран, не входящих в список государств с адекватным уровнем защиты персональных данных согласно законодательству РК.

12. Дети и персональные данные

Наши услуги предназначены для совершеннолетних лиц. Мы сознательно не собираем персональные данные детей младше 18 лет без согласия родителей или законных представителей.

Если вы родитель и обнаружили, что ваш ребенок предоставил нам свои данные без вашего согласия — немедленно свяжитесь с нами, и мы удалим эту информацию.

В случаях, когда несовершеннолетний имеет собственные доходы (например, от сдачи в аренду унаследованного имущества), мы работаем с его налоговой отчетностью только при наличии письменного согласия родителя или опекуна.